Denne artikkelen forklarer hvordan du endrer og administrerer status for innhold og utviklingsløp i PIA.
Formålet er å sikre tydelig kontroll på hva som er under arbeid, hva som er i bruk, og hva som er ferdigstilt eller utdatert. Riktig statusstyring gjør at brukere ser riktig versjon, og at rapporter og data alltid viser aktuell informasjon.

Rolle og ansvar

Bare brukere med rollen Administrator, Superadministrator eller Support kan endre status på innhold eller utviklingsløp.

• Administrator kan endre status for egen organisasjon.
• Superadministrator kan endre status på tvers av flere organisasjoner.
• Vanlige brukere og veiledere kan ikke endre status, men kan se hvilken status et innhold eller utviklingsløp har.

Hva betyr status i PIA?

I PIA brukes status for å styre hvor et element befinner seg i sin livssyklus.
Dette gjelder både for:

• Innhold (mål, kompetanse, oppgaver, kunnskap, praksis)
• Utviklingsløp (veiledningsforløp som bruker innholdet)

Statusene styrer både synlighet, redigeringsmuligheter og varslinger i systemet.

1. Status for innhold

Et innholdselement kan ha én av tre statuser:

Status	Betydning	Bruk
Planlegg	Innholdet er under utvikling. Bare administratorer og inviterte kan redigere.	Bruk når du utarbeider nytt innhold eller gjør endringer.
Aktivt	Innholdet er publisert og klart til bruk i utviklingsløp.	Bruk når innholdet skal brukes av veiledere og utøvere.
Arkivert	Innholdet er ikke lenger i bruk, men beholdes for historikk.	Bruk når innholdet er erstattet eller utdatert.

Hvordan endre status på innhold

1. Gå til Planlegging → Administrer innhold.
2. Åpne ønsket innholdselement.
3. Naviger til siste side i innholdsskjemaet.
4. Velg ny status fra nedtrekksmenyen.
5. Klikk Lagre.

Når du setter status til Aktivt, blir innholdet synlig og tilgjengelig i utviklingsløp.
Når du setter det til Arkivert, blir det skjult for bruk i nye løp, men beholdt i eksisterende forløp.

⚠️ Merk: Innhold som er brukt i aktive utviklingsløp kan ikke slettes. Det må først settes til Arkivert og kan deretter fjernes når ingen løp refererer til det.

Anbefalte rutiner for innhold

• Hold Planlegg-status inntil alt innhold er kvalitetssikret.
• Sett status til Aktivt når innholdet skal tas i bruk i utviklingsløp.
• Sett status til Arkivert når innholdet er utdatert eller erstattet av ny versjon.
• Gjennomgå aktive og arkiverte innholdselementer minst én gang per år.

2. Status for utviklingsløp

Utviklingsløp følger samme logikk, men statusene har operativ betydning for brukerne.

Status	Betydning	Bruk
Planlegg	Utviklingsløpet er under oppsett. Deltakere har ikke tilgang ennå.	Bruk når du definerer mål, innhold og roller.
Aktivt	Utviklingsløpet er publisert og i gang.	Bruk når deltakerne skal starte veiledning.
Arkivert	Utviklingsløpet er avsluttet eller ferdigstilt.	Bruk når løpet skal avsluttes og lagres for historikk.

Hvordan endre status på utviklingsløp

1. Gå til Planlegging → Planlegg utviklingsløp.
2. Åpne ønsket løp.
3. Naviger til siste side i skjemaet.
4. Velg ønsket status.
5. Klikk Lagre.

Når du setter status til Aktivt, får deltakere automatisk notifikasjon og tilgang til sine skjemaer.
Når du setter status til Arkivert, fryses alle skjemaer og visninger. Løpet kan da brukes som referanse i rapporter, men ikke endres.

Tips

• Bruk Planlegg for testkjøringer under opplæring eller intern kvalitetssikring.
• Når et utviklingsløp fullføres, arkiver det innen 30 dager for å sikre ren datavisning i rapporter.
• Hvis et pilotløp skal kjøres på nytt med små endringer, bruk Kopier utviklingsløp i stedet for å endre status frem og tilbake.

Feilsøking og vanlige utfordringer

Problem	Mulig årsak	Løsning
Utøvere ser ikke innholdet	Innholdet har status Planlegg	Sett status til Aktivt
Det er ikke mulig å endre innhold	Innholdet brukes i aktivt løp	Kopier innholdet og opprett ny versjon
Løpet kan ikke arkiveres	Deltakere har ufullførte oppgaver	Fullfør eller fjern deltakere før arkivering
Et innhold vises ikke i nye løp	Status er Arkivert	Sett status tilbake til Aktivt

Oversiktstabell – hovedoppgaver og ansvar

Oppgave	Hvem kan utføre den	Hvor i PIA
Endre status på innhold	Administrator / Superadmin	Planlegging → Administrer innhold
Endre status på utviklingsløp	Administrator / Superadmin	Planlegging → Planlegg utviklingsløp
Kontrollere status før publisering	Administrator	Planlegging
Arkivere gamle løp	Administrator / Leder	Planlegging → Utviklingsløp
Slette ubrukte utkast	Superadmin / Support	Administrasjon av organisasjon

Oppsummering

Statusstyring i PIA gir struktur, kontroll og oversikt over alt innhold og alle prosesser i plattformen.
Ved å bruke statusene Planlegg, Aktivt og Arkivert konsekvent, sikrer du at brukerne bare ser det som er relevant, at historikken bevares, og at organisasjonen alltid jobber med oppdatert og kvalitetssikret innhold.