Denne artikkelen forklarer hvordan tilgangsstyring fungerer i PIA gjennom rollebasert tilgangskontroll (RBAC – Role-Based Access Control).
Formålet er å sikre at brukere kun får tilgang til informasjon og funksjoner de faktisk trenger, samtidig som plattformen forblir sikker, oversiktlig og i tråd med personvernkrav.

Hva er RBAC?

RBAC står for Role-Based Access Control og betyr at brukeres rettigheter i PIA styres gjennom tildelte roller.
Hver rolle definerer hva brukeren kan se, gjøre og administrere i systemet.

Dette gir tre hovedfordeler:

1. Trygghet – ingen får mer tilgang enn nødvendig.
2. Effektivitet – brukere ser kun relevante funksjoner.
3. Konsistens – roller og rettigheter håndteres likt i hele organisasjonen.

Roller i PIA

PIA opererer med fem hovedroller som styrer nivået av tilgang.
I tillegg finnes spesialroller som kan tilpasses for større organisasjoner eller nasjonale oppsett.

Rolle	Beskrivelse	Typiske oppgaver	Tilgangsnivå
Support	Teknisk støtte med full tilgang til alle organisasjoner.	Feilsøking, systemvedlikehold, teknisk brukerstøtte.	Full tilgang (systemnivå)
Superadministrator	Administrerer flere organisasjoner, kontrollerer struktur og brukere.	Opprette organisasjoner, administrere roller, endre fakturainformasjon.	Full tilgang (organisasjonsnivå)
Administrator	Administrerer én organisasjon.	Legge til brukere, endre roller, opprette innhold, planlegge utviklingsløp.	Høy tilgang (organisasjonsnivå)
Bruker	Fast tilknyttet egen organisasjon.	Delta i utviklingsløp, reflektere, observere, motta veiledning.	Begrenset tilgang (rollebasert)
Gjest	Midlertidig tilknyttet organisasjon.	Se utvalgt innhold, delta i enkeltskjemaer ved behov.	Minimal tilgang

Tilgangshierarki

PIA benytter et tydelig hierarki som gjør det enkelt å forstå hvem som har tilgang til hva.

Support  
   ↳ Superadministrator  
        ↳ Administrator  
             ↳ Bruker  
                  ↳ Gjest

Høyere roller arver automatisk rettighetene til lavere nivåer.
Dette betyr at en Superadministrator kan gjøre alt en Administrator kan – men ikke omvendt.

Rettigheter per rolle

Funksjon / Ressurs	Support	Superadmin	Admin	Bruker	Gjest
Opprette / slette organisasjon	✅	✅	❌	❌	❌
Endre organisasjonsstruktur	✅	✅	✅	❌	❌
Legge til / slette brukere	✅	✅	✅	❌	❌
Endre roller og tilganger	✅	✅	✅	❌	❌
Opprette / redigere innhold	✅	✅	✅	❌	❌
Starte utviklingsløp	✅	✅	✅	❌	❌
Delta i utviklingsløp	❌	❌	✅	✅	Begrenset
Gjennomføre refleksjon / observasjon	❌	❌	✅	✅	❌
Godkjenne ferdigheter	❌	❌	✅	✅	❌
Se rapporter og statistikk	✅	✅	✅	Begrenset	❌
Endre passord / egen profil	✅	✅	✅	✅	✅

✅ = tillatt
❌ = ikke tillatt
“Begrenset” betyr at brukeren kan se rapporter og data kun for egne løp.

Nummererte tilgangsnivåer

Ved masseimport og integrasjoner benyttes numeriske koder for å angi rolle.

Kode	Rolle	Tilgangsnivå
2	Support	Full systemtilgang
3	Superadministrator	Tverrorganisatorisk administrasjon
4	Administrator	Egen organisasjon
5	Bruker	Standardrolle for ansatte
6	Gjest	Midlertidig tilgang

Disse tallene brukes blant annet i Excel-maler for brukerimport.

Prinsippet om “minste privilegium”

PIA følger sikkerhetsprinsippet Least Privilege Access:

Brukere skal alltid ha lavest mulig tilgang som samtidig lar dem utføre sine oppgaver.

Dette betyr at:

• Vanlige ansatte bør være Bruker.
• Veiledere som leder utviklingsløp, kan være Bruker eller Administrator, avhengig av mandat.
• Bare systemeiere og prosjektledere bør ha Superadministrator.

Hvordan endre rolle

1. Gå til Administrasjon av organisasjon → Brukere.
2. Finn brukeren du vil endre.
3. Åpne brukerprofilen (dobbelklikk).
4. Gå til side 2 i skjemaet.
5. Under Tilgang og rolle, velg ny rolle fra nedtrekkslisten.
6. Klikk Lagre.

💡 Tips: Dokumenter alltid rolleendringer – for eksempel i intern logg eller ved å legge inn kommentar i brukerens profilfelt.

Beste praksis for tilgangsstyring

• Gi kun Administrator-tilgang til de som faktisk håndterer organisasjonens struktur og brukere.
• Sørg for at minst én Superadministrator alltid har tilgang i tilfelle nødsituasjoner.
• Gjennomgå roller og rettigheter hvert kvartal.
• Fjern tilganger umiddelbart når ansatte slutter eller bytter rolle.
• Bruk Gjest-rollen for eksterne samarbeidspartnere eller midlertidige prosjekter.

Feilsøking og kontroll

Problem	Mulig årsak	Løsning
Bruker mangler funksjoner i menyen	Feil rolle tildelt	Endre til riktig rolle
Bruker ser data fra feil enhet	Feil organisasjonstilknytning	Oppdater brukerens enhet
Administrator får ikke tilgang til alle faner	Begrenset til egen organisasjon	Krever Superadministrator
Flere brukere har samme rolle, men ulik tilgang	Ulike organisasjonstilknytninger	Sammenlign struktur under Administrasjon → Organisasjonsstruktur

Oversiktstabell – hovedoppgaver og ansvar

Oppgave	Hvem kan utføre den	Hvor i PIA
Endre roller og tilganger	Administrator / Superadmin	Administrasjon → Brukere
Kontrollere roller	Administrator / Support	Administrasjon → Organisasjonsoversikt
Opprette nye roller (avansert)	Superadmin	Administrasjon → Roller
Revidere tilgangsnivåer	Superadmin / Systemeier	Årlig sikkerhetsgjennomgang
Loggføre endringer	Administrator / Support	Intern kontroll eller eksport

Oppsummering

PIA bruker et robust rollebasert tilgangssystem som balanserer sikkerhet og brukervennlighet.
Ved å tildele roller konsekvent og følge prinsippet om “minste privilegium”, sikrer du at alle brukere får tilgang til det de trenger – og kun det.
Dette er avgjørende både for internkontroll, databeskyttelse og effektiv drift av PIA.