Denne artikkelen forklarer hvordan administratorer kan opprette, endre og vedlikeholde organisasjonsstrukturen i PIA.
Formålet er å sikre at brukere, innhold og utviklingsløp er koblet til riktig organisatorisk enhet – slik at data, rapporter og ansvarsområder alltid samsvarer med virksomhetens faktiske struktur.

Rolle og ansvar

For å administrere organisasjonsstruktur må du ha rollen Superadministrator eller Administrator.

• Superadministrator kan opprette og endre strukturer på tvers av flere organisasjoner (f.eks. ved konsern- eller kommunestruktur).
• Administrator kan endre enheter og brukertilknytninger i egen organisasjon.

Vanlige brukere, veiledere og utøvere kan se sin egen tilknytning, men ikke endre den.

Hva er organisasjonsstruktur i PIA?

Organisasjonsstrukturen i PIA gjenspeiler hvordan virksomheten er bygget opp.
Den kan bestå av:

• Hovedorganisasjon (f.eks. kommunen, foretaket eller utdanningsinstitusjonen)
• Underliggende enheter (avdelinger, skoler, hjemmetjenester, seksjoner osv.)
• Prosjekter eller fagområder (valgfritt nivå for spesifikke tiltak eller pilotprosjekter)

Strukturen brukes til å:

• Filtrere brukere, utviklingsløp og data i rapporter
• Gi riktige tilganger og roller
• Skape oversikt for ledere og veiledere innenfor sin enhet

Tilgang til organisasjonsstruktur

1. Klikk på profilbildet i hovedmenyen.
2. Velg Administrasjon av organisasjon.
3. Gå til fanen Organisasjonsstruktur.

Her ser du virksomhetens eksisterende struktur med oversikt over typer enheter, navn og underliggende nivåer.

Legg til ny organisasjonstype

Du kan opprette egne typer organisatoriske nivåer for å tilpasse strukturen til virksomheten din.

Slik gjør du:

1. Klikk Legg til organisasjonstype.
2. Gi organisasjonstypen et navn, f.eks. Avdeling, Seksjon eller Skole.
3. Klikk på pluss-ikonet for å lagre.
4. Den nye typen vil nå vises i listen over organisasjonstyper.

Eksempel:
En kommune kan ha følgende hierarki:

• Kommune
  • Virksomhet
    • Avdeling
    • Tjenesteområde

Dette gir bedre oversikt når brukere eller utviklingsløp skal plasseres.

Legg til enhet i eksisterende organisasjonstype

Når organisasjonstypen er opprettet, kan du legge til faktiske enheter.

Slik gjør du:

1. Klikk på Vis mer ved ønsket organisasjonstype.
2. I feltet som åpnes, skriv inn navnet på enheten (f.eks. Hjemmetjenesten vest eller Skole A).
3. Trykk Enter for å lagre.
4. Gjenta for alle enheter du ønsker å legge til.

Alle enheter blir tilgjengelige som valg når du registrerer brukere eller oppretter utviklingsløp.

Endre eller slette organisasjonsenhet

• For å endre navn på en enhet, klikk på blyantikonet ved siden av navnet og skriv inn nytt navn.
• For å slette en enhet, klikk på søppelbøtteikonet. ⚠️ Viktig: En enhet kan ikke slettes dersom brukere eller utviklingsløp fortsatt er knyttet til den. Flytt brukerne først til en annen enhet.

Endre tilknytning for en enkeltperson

1. Gå til Administrasjon av organisasjon → Brukere.
2. Dobbeltklikk på brukeren du ønsker å endre.
3. Gå til side 2 i brukerprofilen.
4. Under Organisasjonstilknytning ser du gjeldende enhet(er).
5. Klikk x for å fjerne en enhet, eller + for å legge til en ny.
6. Velg riktig enhet fra listen og klikk Lagre.

Dette kan være aktuelt ved intern forflytning, prosjektendring eller omorganisering.

Beste praksis for organisasjonsstruktur

For å sikre ryddighet og korrekt rapportering anbefales:

• Bruk standardiserte navn (unngå både “Hjemmetjeneste” og “HJEMMETJENESTEN”).
• Ikke opprett enheter som overlapper i hierarkiet.
• Gjennomgå strukturen jevnlig – minst én gang i året.
• Unngå tomme enheter uten brukere eller aktivitet.
• Avklar hvem som har ansvar for å oppdatere struktur (typisk systemeier eller HR).

Tips

• Bruk prosjekt-nivå for midlertidige utviklingsløp, piloter eller avgrensede tiltak.
• Gi enheter kortnavn dersom de skal brukes i rapporter og diagrammer (f.eks. “HT Vest” i stedet for “Hjemmetjenesten Vest”).
• Opprett “Test” eller “Opplæring” som egne enheter dersom dere skal teste funksjonalitet uten å påvirke produksjonsdata.

Oversiktstabell – hovedoppgaver og ansvar

Oppgave	Hvem kan utføre den	Hvor i PIA
Opprette ny organisasjonstype	Superadmin	Administrasjon → Organisasjonsstruktur
Legge til ny enhet	Administrator / Superadmin	Organisasjonsstruktur
Endre eller slette enhet	Administrator / Superadmin	Organisasjonsstruktur
Endre brukers tilknytning	Administrator	Brukerprofil
Kontrollere struktur og navnestandard	Administrator / HR	Administrasjon av organisasjon

Oppsummering

Organisasjonsstrukturen i PIA fungerer som rammeverket for alt innhold, alle brukere og alle utviklingsløp.
Når strukturen er korrekt satt opp, gir den klar oversikt, enklere rapportering og trygg tilgangsstyring.
En god struktur er en forutsetning for at PIA skal speile virksomheten nøyaktig – og for at lærings- og utviklingsprosesser skal kunne følges og dokumenteres på tvers av enheter.