Denne artikkelen forklarer hvordan administratorer administrerer brukerkontoer i PIA.
Formålet er å sikre korrekt håndtering av brukere gjennom hele livssyklusen – fra opprettelse til eventuell avslutning – samtidig som dataintegritet, sikkerhet og historikk ivaretas.

Rolle og ansvar

Bare brukere med rollen Administrator, Superadministrator eller Support kan administrere brukere i PIA.
Dette inkluderer rettigheter til å:

• Opprette og invitere nye brukere
• Deaktivere og reaktivere brukerkontoer
• Endre roller og tilknytninger
• Slette brukere permanent

Vanlige brukere og veiledere kan se sin egen profil, men kan ikke endre andre brukeres opplysninger eller roller.

Legge til nye brukere

Administrator kan legge til nye brukere på tre måter, avhengig av hvordan virksomheten ønsker å organisere tilgangen.

Metode 1: Manuell opprettelse

1. Gå til Administrasjon av organisasjon → Brukere
2. Klikk Legg til ny bruker
3. Fyll inn:
   • Fullt navn
   • E-postadresse
   • Rolle (Utøver, Veileder, Leder, Admin, Superadmin)
   • Eventuell avdeling eller organisasjonstilknytning
4. Klikk Lagre
   Brukeren mottar automatisk en e-post med registreringslenke og videre instruksjon for å opprette passord.

Metode 2: Egenregistrering eller invitasjon

Hvis virksomheten har åpnet for egenregistrering, kan brukere selv opprette konto basert på invitasjonskode, domenekontroll eller manuell godkjenning.
Les mer i artikkelen Egenregistrering, invitasjoner og masseimport.

Metode 3: Masseimport fra Excel

Større virksomheter kan laste opp brukerlister direkte via Excel-mal.
Mal og fremgangsmåte beskrives i detalj i samme artikkel.

Deaktivere brukere

Deaktivering brukes når en ansatt skal ha midlertidig pause fra plattformen – for eksempel ved permisjon, sykdom eller stillingsendring.

Slik gjør du:

1. Gå til Administrasjon av organisasjon → Brukere
2. Finn brukeren du ønsker å deaktivere og åpne brukerprofilen
3. Naviger til seksjonen Administrer bruker
4. Velg Deaktiver bruker og bekreft
5. Brukeren mottar en e-post om at kontoen er midlertidig deaktivert

Deaktiverte brukere kan ikke logge inn, men alt innhold og historikk (refleksjoner, observasjoner, utviklingsløp osv.) bevares.

Tips: Merk brukeren med en kommentar, f.eks. “Permisjon til mai 2026”, slik at årsak og varighet er dokumentert.

Reaktivere brukere

Når en tidligere deaktivert bruker skal få tilgang igjen:

1. Gå til Administrasjon av organisasjon → Brukere
2. Finn den aktuelle brukeren (markert som deaktivert)
3. Klikk Aktiver bruker
4. Bekreft handlingen
5. Brukeren får en e-post med beskjed om at kontoen er gjenåpnet

Ved reaktivering får brukeren tilbake sine tidligere roller og tilganger.

Slette brukere

Sletting skal kun brukes når det er sikkert at personen ikke skal ha tilgang igjen, og når alle juridiske og organisatoriske forhold er avklart.

Før du sletter en bruker:

• Vurder om deaktivering er tilstrekkelig.
• Kontroller at brukeren ikke er aktiv eier av innhold, utviklingsløp eller godkjennelser.
• Husk at sletting er irreversibel.

Konsekvenser av sletting:

• Brukeren fjernes fra alle aktive og planlagte utviklingsløp.
• Alt innhold brukeren har opprettet beholdes, men eierskapet vises som deaktivert bruker.
• Brukeren fjernes fra alle deltakerlister, rapporter og filtervalg.
• PIA beholder logghistorikk (som del av sikkerhets- og revisjonssystemet).

Slik sletter du:

1. Gå til Administrasjon av organisasjon → Brukere
2. Dobbeltklikk på brukeren
3. Velg Slett bruker og bekreft valget
4. Brukeren fjernes permanent fra organisasjonen

Anbefalte rutiner for brukeradministrasjon

For å sikre stabil drift og kontroll anbefales:

• Gå gjennom brukerlisten minimum én gang per kvartal
• Fjern brukere som har sluttet eller ikke vært aktive de siste seks månedene
• Sørg for at alle aktive brukere har riktig rolle og organisasjonstilknytning
• Gi bare nødvendige rettigheter (følg prinsippet om “minste privilegium”)
• Opprett faste ansvarspunkter for brukeradministrasjon i organisasjonen

Feilsøking og vanlige utfordringer

Problem	Mulig årsak	Løsning
Bruker mottar ikke invitasjons-e-post	Feil e-postadresse eller spamfilter	Kontroller adressen og be brukeren sjekke søppelpost
Bruker får ikke tilgang etter aktivering	Feil rolle eller feil enhet	Gå inn på brukerprofil og sjekk rolle/organisasjon
Bruker står som slettet, men innhold vises fortsatt	Eierskap beholdes av PIA for historikk	Ingen feil – dette er forventet
Ikke mulig å deaktivere bruker	Manglende administratorrettigheter	Kontroller din egen rolle (må være Admin eller høyere)

Oppsummering

God brukeradministrasjon er en grunnpilar i sikker og effektiv bruk av PIA.
Ved å følge rutiner for opprettelse, vedlikehold og avslutning av brukere, sikrer du både datakvalitet, kontinuitet og trygg tilgangsstyring i organisasjonen.