Denne artikkelen forklarer hvordan nye brukere kan legges til og aktiveres i PIA – enten gjennom egenregistrering, invitasjon eller masseimport.
Formålet er å sikre en trygg, effektiv og konsistent prosess for onboarding av nye brukere, slik at alle får riktige roller og tilganger fra start.
Rolle og ansvar
Bare brukere med rollen Administrator, Superadministrator eller Support kan legge til og aktivere brukere i PIA.
Administrator styrer:
- Hvilke metoder som kan brukes (egenregistrering, invitasjon, masseimport)
- Hvilke domener og organisasjonsenheter som er godkjent
- Hvordan nye brukere godkjennes eller aktiveres
Tilgang til brukeradministrasjon
- Klikk på profilbildet i hovedmenyen.
- Velg Administrasjon av organisasjon.
- Gå til fanen Nye brukere / Invitasjoner.
Her finner du alle verktøy for registrering, invitasjoner og import.
1. Egenregistrering
Egenregistrering betyr at brukere kan opprette sin egen konto i PIA, basert på forhåndsdefinerte kriterier satt av administrator.
Dette er den enkleste metoden når mange skal registrere seg samtidig – for eksempel ved lansering av PIA i en kommune eller virksomhet.
Kriterier for egenregistrering
Administrator kan velge ett eller flere av disse kontrollnivåene:
| Metode | Beskrivelse | Anbefalt bruk |
|---|---|---|
| Domene-kontroll | Kun e-postadresser fra godkjente domener (f.eks. @kommune.no) kan opprette konto. | Offentlige og store virksomheter med faste domener. |
| Invitasjonskode | Brukere må oppgi en kode for å registrere seg. | Når flere organisasjoner deler samme plattform. |
| Manuell godkjenning | Administrator må aktivere kontoen før den blir aktiv. | For virksomheter med høy sikkerhet eller midlertidige brukere. |
Disse valgene kombineres ofte for å oppnå ønsket balanse mellom brukervennlighet og kontroll.
Fremgangsmåte for brukere
- Brukeren går til PIA sin påloggingsside.
- Velger Opprett konto.
- Legger inn navn, e-postadresse og eventuelt invitasjonskode.
- Får bekreftelse på e-post.
- Klikker på lenken og fullfører registrering ved å velge passord.
Når kontoen er aktivert, vises brukeren automatisk i organisasjonens brukeroversikt.
2. Invitasjon via e-post
Invitasjon brukes når administrator ønsker å styre nøyaktig hvem som får tilgang, og hvilken rolle de får tildelt.
Slik inviterer du brukere
- Gå til Administrasjon av organisasjon → Nye brukere / Invitasjoner.
- I seksjonen Send invitasjon, fyll ut:
- Fullt navn (valgfritt, men anbefalt)
- E-postadresse
- Rolle (Utøver, Veileder, Leder, Admin, Superadmin)
- Organisasjonsenhet (avdeling, seksjon eller prosjekt)
- Klikk Inviter bruker.
Brukeren mottar en e-post fra PIA med registreringslenke.
Når brukeren fullfører registreringen, aktiveres kontoen automatisk.
Feilsøking ved invitasjoner
| Problem | Mulig årsak | Løsning |
|---|---|---|
| Brukeren mottar ikke e-post | Feil adresse eller spamfilter | Kontroller e-post og be brukeren sjekke søppelpost |
| Invitasjonslenke utløpt | Brukeren ventet for lenge | Send ny invitasjon |
| Bruker får ikke valgt riktig rolle | Rollen ble ikke valgt i invitasjonen | Oppdater brukerens rolle manuelt etterpå |
3. Masseimport fra Excel
Masseimport anbefales når mange brukere skal legges til samtidig – for eksempel ved oppstart i en kommune, skole eller større avdeling.
Metoden sikrer korrekt og rask registrering med riktig rolle og tilhørighet.
Slik gjør du:
- Gå til Administrasjon av organisasjon → Nye brukere / Invitasjoner.
- Finn seksjonen Masseimporter brukere.
- Klikk på Velg fil, eller dra Excel-filen inn i feltet.
- Kontroller at kolonnene har riktig navn og rekkefølge.
- Displayname (fornavn og etternavn)
- Email (brukerens e-postadresse)
- Role (tilgangsnivå som tallkode)
- Orgunit (avdeling, seksjon eller prosjekt)
Koder for rolle:
| Rolle | Kode | Forklaring |
|---|---|---|
| Support | 2 | Full systemtilgang |
| Superadmin | 3 | Administrerer flere organisasjoner |
| Admin | 4 | Administrerer egen organisasjon |
| Bruker | 5 | Vanlig bruker |
| Gjest | 6 | Midlertidig eller ekstern bruker |
Eksempel på Excel-fil
| Displayname | Role | Orgunit | |
|---|---|---|---|
| Kari Hansen | [email protected] | 4 | Hjemmesykepleien |
| Ola Nilsen | [email protected] | 5 | Hjemmetjenesten |
Når filen er validert, klikker du Inviter brukere.
PIA sender automatisk ut invitasjoner til alle brukere i filen.
Feil og validering
Dersom filen inneholder feil, vil PIA vise en feilmelding med detaljer.
Vanlige feil inkluderer:
- Manglende kolonneheader
- Ugyldig rolle-nummer
- Dupliserte e-postadresser
Bruk systemets mal uten eksempeldata for å sikre riktig struktur før du importerer.
4. Beste praksis for brukeroppsett
- Bruk domene-kontroll som hovedmetode i etablerte organisasjoner.
- Kombiner invitasjonskode og manuell godkjenning ved behov for ekstra kontroll.
- Gjennomfør masseimport kun når brukerliste er kvalitetssikret av HR eller prosjektleder.
- Slett testbrukere og gamle e-poster etter pilotering.
- Loggfør hvem som inviterer og når – det sikrer sporbarhet.
Oppsummering
PIA tilbyr fleksible måter å registrere brukere på – fra full selvbetjening til tett administrert tilgangsstyring.
Ved å velge riktig metode og sikre strukturert onboarding, legger du grunnlaget for trygg, enkel og effektiv bruk av PIA i hele organisasjonen.